Ненадання документів під час податкової перевірки: нова позиція Верховного Суду

Під час податкової перевірки контролюючий орган може вимагати первинні, бухгалтерські та інші документи, пов’язані з її предметом. Якщо платник їх не надає, ДПС часто посилається на п. 44.6 Податкового кодексу України і робить висновок, що таких документів не було на момент складання податкової звітності.

Проте самого твердження в акті перевірки про «ненадання документів» замало.

У постанові від 8 жовтня 2026 року у справі № 380/28828/23 Касаційний адміністративний суд у складі Верховного Суду підтвердив: податкова має належно зафіксувати, які документи вона вимагала, що саме отримала і від надання яких документів платник відмовився.

Якщо ДПС не склала передбачений законом акт про відмову та опис отриманих документів, суд може визнати її посилання на п. 44.6 ПК необґрунтованим.

Нижче про те, що вирішив Верховний Суд, як має оформлюватися передача документів і що робити бізнесу під час перевірки.

У чому проблема

За результатами перевірки податкова може написати в акті:

«Платником податків не надано документи, що підтверджують задекларовані показники».

Після цього ДПС застосовує п. 44.6 ПК і вважає, що відповідних документів не існувало на момент складання звітності.

Наслідки можуть бути такими:

• невизнання витрат;
• виключення сум із податкового кредиту з ПДВ;
• донарахування податкових зобов’язань;
• штрафні санкції;
• пеня;
• окремий штраф за ненадання документів.

На практиці спір зазвичай виглядає так: платник каже, що документи передавав, ДПС — що їх не отримувала, а належного опису переданих документів і окремого акта про відмову немає.

Саме таке питання стало одним із головних у справі № 380/28828/23.

Що передбачає пункт 44.6 Податкового кодексу

Пункт 44.6 ПК встановлює спеціальний правовий наслідок. Якщо до завершення перевірки або у строки, передбачені п. 86.7 ПК, платник не надав документи, які підтверджують показники податкової звітності, вважається, що на момент складання звітності цих документів у нього не було.

Виняток передбачено, зокрема, для випадків виїмки чи іншого вилучення документів правоохоронними органами.

Однак правило п. 44.6 не застосовують автоматично до будь-якого документа, про який згадала ДПС. За сталою практикою Верховного Суду, на яку посилається і постанова у справі № 380/28828/23, ці наслідки стосуються документів, які одночасно:

• належать або пов’язані з предметом перевірки;
• використовуються для обліку доходів, витрат та інших показників;
• безпосередньо пов’язані з визначенням об’єкта оподаткування або податкових зобов’язань;
• підлягають обов’язковому зберіганню платником;
• були вказані в належно оформленій вимозі контролюючого органу.

Тож ДПС має довести дві речі: що документа немає і що вона законно й конкретно вимагала його в межах предмета перевірки.

Які документи зобов’язаний надавати платник

Згідно з п. 85.2 ПК після початку перевірки платник зобов’язаний надати посадовим особам ДПС у повному обсязі документи, які належать або пов’язані з її предметом. Наприклад:

• договори й додаткові угоди;
• акти;
• видаткові та товарно-транспортні накладні;
• платіжні документи й банківські виписки;
• регістри бухгалтерського обліку;
• податкові накладні;
• документи щодо використання майна;
• інші матеріали, які підтверджують відповідні операції.

Водночас податкова не може вимагати будь-які документи без зв’язку з предметом перевірки. Якщо перевіряють конкретний податок, період або операцію, вимога надати всю документацію підприємства без обґрунтування може виходити за межі перевірки.

Як ДПС має оформити відмову платника

Пункт 85.6 ПК встановлює окрему процедуру. Якщо платник або його представник відмовляється надати копії документів, посадова особа ДПС складає акт про відмову в довільній формі.

В акті зазначають:

• факт відмови;
• дані посадової особи або представника платника;
• перелік документів, які запропонували надати;
• підписи інспектора та платника або його представника.

Якщо платник відмовляється підписати акт, інспектор робить про це запис.

Закон передбачає окремий доказ ненадання документів. Загального формулювання в підсумковому акті перевірки може бути замало, особливо якщо з нього не видно, коли й які саме документи вимагали.

Як оформлюється отримання документів

Другий бік процедури описано в п. 85.7 ПК: отримання копій документів оформлюють описом. Копію опису вручають платнику або його представнику під підпис. Якщо він відмовляється засвідчити опис або отримати копію, посадові особи ДПС роблять відмітку.

З опису видно:

• які документи передано;
• за який період;
• щодо яких контрагентів або операцій;
• у якій кількості;
• коли їх отримали;
• хто саме їх прийняв.

Без опису податкова не може достовірно довести, що певного документа серед отриманих матеріалів не було.

Що встановили суди у справі № 380/28828/23

Спір виник після перевірки фізичної особи — підприємця, який займався вантажними перевезеннями.

Податкова стверджувала, що ФОП не надав документи, які підтверджують право користування транспортними засобами в господарській діяльності, зокрема договори оренди автомобілів та акти приймання-передачі. Через це ДПС не визнала витрати й податковий кредит за пальним, автозапчастинами й обслуговуванням автомобілів.

Суди встановили, що контролюючий орган не склав ні опису отриманих документів за п. 85.7 ПК, ні акта про ненадання документів за п. 85.6 ПК. Це підтвердив у суді й сам представник ДПС. Апеляційний суд окремо зазначив, що в матеріалах справи немає доказів ненадання цих документів.

Підприємець, якого суд допитав як свідка, підтвердив, що особисто передав податківцям усі первинні документи, включно з договорами оренди автомобілів. Він також пояснив, що додаткових документів від нього не вимагали, а документів про передачу первинки він не підписував.

Суди також встановили, що автомобілі справді використовувалися в господарській діяльності: це підтверджують договори, видаткові накладні, акти, платіжні документи та інша первинка щодо перевезень і витрат, а не лише договори оренди.

Висновок Верховного Суду

Верховний Суд погодився з попередніми інстанціями: ДПС не довела в передбачений Податковим кодексом спосіб, що документи не надавалися. Тобто не встановлено обставину, з якою п. 44.6 ПК пов’язує презумпцію відсутності документів на момент складання звітності. Касаційну скаргу ДПС залишено без задоволення.

Суд також нагадав свою попередню практику. Зокрема, у постанові від 25 травня 2021 року у справі № 815/5615/15 Верховний Суд зазначив, що відсутність акта, який засвідчує відмову надати первинні документи, свідчить про неповноту та необ’єктивність перевірки.

Умови застосування п. 44.6 ПК Суд пов’язав із практикою, викладеною, зокрема, у постановах:

• від 27 квітня 2022 року у справі № 420/13197/20;
• від 22 червня 2022 року у справі № 826/13633/17;
• від 23 березня 2023 року у справі № 580/9734/21;
• від 18 квітня 2024 року у справі № 460/16521/23.

Чи означає це, що документи можна не надавати

Ні. Постанова Верховного Суду не скасовує обов’язку платника надавати документи, пов’язані з предметом перевірки.

Наслідки п. 44.6 ПК можуть настати, якщо ДПС:

• направила належно оформлену вимогу;
• конкретно визначила перелік документів;
• зафіксувала відмову актом;
• довела зв’язок документів із предметом перевірки.

Розраховувати лише на процедурну помилку податкової небезпечно. Платник має і виконувати свої обов’язки, і збирати докази того, що він їх виконав.

Як передавати документи під час перевірки

1. Отримуйте вимоги письмово

У вимозі мають бути вказані конкретні документи, період, операції та зв’язок із предметом перевірки. Не передавайте великий масив документів лише на усне прохання інспектора.

2. Складайте власний опис

Навіть якщо опис мають складати посадові особи ДПС, підготуйте власний супровідний лист із переліком усіх документів. Вкажіть у ньому:

• назву документа;
• номер і дату;
• кількість сторінок;
• період;
• контрагента;
• кількість примірників або файлів.

На своїй копії отримайте підпис, дату, вхідний номер або інше підтвердження прийняття.

3. Не віддавайте оригінали без законної підстави

Податковий кодекс забороняє вилучати оригінали первинних, бухгалтерських та інших документів, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.5 ПК). Для перевірки зазвичай передають належно засвідчені копії.

4. Дублюйте передачу документів

Якщо інспектор відмовляється приймати або враховувати документи, до завершення перевірки їх можна надіслати контролюючому органу рекомендованим листом з повідомленням про вручення та описом вкладення або подати через канцелярію (п. 44.7 ПК).

Збережіть усі докази відправлення та отримання.

Що робити, якщо в акті написано, що документи не надано

Після отримання акта перевірки:

1. порівняйте висновки ДПС із письмовими вимогами інспекторів;
2. перевірте, чи є акт про відмову за п. 85.6 ПК;
3. перевірте, чи складали опис за п. 85.7 ПК;
4. зберіть супровідні листи, поштові описи та підтвердження прийняття;
5. з’ясуйте, чи стосувалися запитувані документи предмета перевірки;
6. подайте аргументовані заперечення (протягом 10 робочих днів, п. 86.7 ПК);
7. додайте до заперечень документи, які підтверджують вашу позицію;
8. вимагайте їх урахування до прийняття податкового повідомлення-рішення.

У запереченнях мало написати, що документи передавалися. Треба показати дату, спосіб передання та конкретний перелік матеріалів.

Які бувають перевірки і що перевірити перед допуском інспекторів, описано у статті «Податкові перевірки у 2026 році», а про візит без попередження — у статті про фактичну перевірку. Якщо документи ДПС просить ще до перевірки, корисною буде стаття «Запит від податкової».

Висновок

Постанова КАС ВС від 8 жовтня 2026 року у справі № 380/28828/23 підтверджує простий принцип: висновок про ненадання документів має спиратися на належно зафіксовані факти.

Якщо ДПС не склала акта про відмову, не оформила опис отриманих копій і не може встановити, які саме документи досліджувала, саме посилання на п. 44.6 ПК не доводить, що документів не було.

Тому під час перевірки бізнесу треба стежити і за змістом документів, і за тим, як їх передають.

Нормативна база

• Податковий кодекс України № 2755-VI — п. 44.6, 44.7 ст. 44 (наслідки ненадання документів, надсилання документів поштою), п. 85.2, 85.5, 85.6, 85.7 ст. 85 (надання документів, заборона вилучення оригіналів, акт про відмову, опис), п. 86.7 ст. 86 (заперечення до акта перевірки)
• Постанова Верховного Суду від 08.10.2026 у справі № 380/28828/23 — Єдиний державний реєстр судових рішень

ARGUS Consulting group супроводжує податкові перевірки, аналізує вимоги ДПС, організовує належну передачу документів, готує заперечення до актів та оскаржує податкові повідомлення-рішення в адміністративному і судовому порядку. Детальніше — у розділі супровід податкових спорів.

Стан нормативної бази — 14.10.2026.