Фактична податкова перевірка без попередження: що робити бізнесу

Фактична податкова перевірка відрізняється від більшості інших контрольних заходів тим, що податківці можуть прийти без попереднього повідомлення — безпосередньо до магазину, ресторану, офісу, складу, салону, виробничого приміщення або іншого місця, де фактично ведеться господарська діяльність.

На практиці така перевірка часто починається з контрольної покупки. Працівник ДПС може спочатку придбати товар або замовити послугу як звичайний клієнт, перевірити видачу фіскального чека, а вже після цього пред’явити службові документи.

У такій ситуації перші дії директора, адміністратора, касира або іншого працівника можуть суттєво вплинути на подальші наслідки для бізнесу.

За даними ДПС, за сім місяців 2026 року підрозділи податкового аудиту провели понад 17,4 тисячі фактичних перевірок. За їх результатами до бюджету надійшло майже 298 млн грн, а також було виявлено майже 1,7 тисячі неоформлених працівників. Найчастіше податківці фіксували розрахунки без РРО/ПРРО, порушення обліку товарних запасів, використання праці неоформлених працівників та порушення правил продажу підакцизної продукції.

Розглянемо, коли ДПС має право провести фактичну перевірку, які документи повинні показати інспектори та як діяти бізнесу під час такого візиту.

Що таке фактична податкова перевірка

Відповідно до пп. 75.1.3 Податкового кодексу України фактичною вважається перевірка, яка здійснюється:

за місцем фактичного провадження діяльності;
за місцем розташування господарських об’єктів;
за місцем розташування інших об’єктів права власності платника податків.

На відміну від документальної перевірки, податківці приходять безпосередньо до місця, де бізнес продає товари, надає послуги, зберігає продукцію або використовує працю найманих працівників.

Предметом фактичної перевірки можуть бути:

порядок проведення розрахункових операцій;
використання РРО або ПРРО;
видача фіскальних чеків;
ведення касових операцій;
обіг готівки;
наявність ліцензій та інших дозвільних документів;
виробництво та обіг підакцизних товарів;
облік товарних запасів;
оформлення трудових відносин із працівниками;
ведення обліку робочого часу та виплата заробітної плати.

Саме тому фактичні перевірки найчастіше стосуються роздрібної торгівлі, закладів громадського харчування, готелів, салонів, медичних центрів, інтернет-магазинів, автомобільного бізнесу, АЗС, виробників та продавців підакцизної продукції.

Чи повинна податкова попереджати про перевірку

Ні.

Пункт 80.1 Податкового кодексу України прямо передбачає, що фактична перевірка здійснюється без попередження платника податків.

Це означає, що компанія або ФОП можуть дізнатися про перевірку вже в момент появи інспекторів на господарському об’єкті.

Відсутність попередження сама по собі не є порушенням із боку ДПС.

Водночас перевірка не може проводитися лише тому, що інспектори вирішили відвідати конкретний бізнес. Для неї повинні існувати передбачені законом підстави та належним чином оформлений наказ.

З яких підстав може бути призначена фактична перевірка

Основні підстави визначені п. 80.2 Податкового кодексу України.

Фактична перевірка може проводитися, зокрема, якщо:

під час перевірки іншого платника виявлено інформацію про можливі порушення вашого бізнесу;
ДПС отримала інформацію від державного органу або органу місцевого самоврядування;
покупець або споживач подав оформлене відповідно до закону письмове звернення про порушення порядку проведення розрахункових чи касових операцій, патентування або ліцензування — наприклад, щодо невидачі чека;
не подано обов’язкову звітність щодо використання РРО/ПРРО або подано її з нульовими показниками;
наявна інформація про порушення правил виробництва, зберігання, транспортування або продажу алкоголю, тютюнових виробів, рідин для електронних сигарет, пального чи іншої підакцизної продукції;
попередня перевірка вже встановила порушення і ДПС перевіряє, чи було його припинено;
отримано інформацію про використання неоформленої праці;
є відомості про виплату заробітної плати без сплати податків;
фізична особа здійснює підприємницьку діяльність без державної реєстрації.

У наказі про проведення перевірки повинна бути зазначена конкретна передбачена Податковим кодексом підстава.

Формального посилання лише на ст. 80 Податкового кодексу без зрозумілого визначення законодавчої підстави може бути недостатньо. Однак правомірність наказу та можливість недопуску потрібно оцінювати індивідуально, бажано за участю податкового адвоката.

Контрольна покупка до пред’явлення документів

Перед початком фактичної перевірки щодо розрахункових і касових операцій працівники ДПС можуть провести контрольну розрахункову операцію (п. 80.4 ПК України).

Фактично інспектор може діяти як звичайний покупець:

придбати товар або замовити послугу;
розрахуватися готівкою чи карткою;
перевірити, чи застосовано РРО/ПРРО;
отримати або не отримати фіскальний чек;
зафіксувати реквізити виданого документа;
після цього повідомити про початок перевірки.

Тому вимога працівника одразу визначити, чи є покупець представником податкової, практичного результату не дає.

Захист бізнесу полягає не в тому, щоб розпізнати контрольну покупку, а в тому, щоб усі розрахункові операції постійно проводилися відповідно до встановлених правил.

Які документи повинні пред’явити податківці

До початку фактичної перевірки посадові особи ДПС повинні пред’явити або надати передбачені ст. 81 Податкового кодексу документи.

1. Направлення на перевірку

У направленні повинні бути зазначені:

дата видачі;
найменування контролюючого органу;
реквізити наказу;
найменування та реквізити платника податків або об’єкта перевірки;
адреса об’єкта;
мета перевірки;
вид перевірки;
підстава;
дата початку;
тривалість;
посада і прізвище кожного інспектора.

Направлення повинно бути підписане уповноваженою особою контролюючого органу та скріплене печаткою.

2. Копія наказу про проведення перевірки

У наказі повинні бути зазначені:

дата видачі;
контролюючий орган;
дані суб’єкта або об’єкта перевірки;
адреса об’єкта, якщо перевірка проводиться не за податковою адресою;
мета;
вид перевірки;
законодавча підстава;
дата початку;
тривалість;
період діяльності, який перевірятиметься.

Наказ має бути підписаний керівником, його заступником або іншою уповноваженою особою контролюючого органу та скріплений печаткою.

3. Службові посвідчення

Посвідчення повинні належати саме тим особам, які зазначені у направленні.

Якщо до перевірки намагається долучитися інша посадова особа, її повноваження також повинні бути належним чином підтверджені.

Непред’явлення цих документів або їх оформлення з порушенням вимог ст. 81 Податкового кодексу може бути підставою для недопуску до перевірки. Водночас відмова з інших причин не допускається.

Хто може отримати документи від податкової

Якщо директора, ФОП або власника немає на місці, це не завжди зупиняє перевірку.

Згідно з п. 80.2 ПК України копію наказу вручають під розписку до початку перевірки:

платнику податків;
його уповноваженому представнику;
особам, які фактично проводять розрахункові операції.

Тобто документи можуть бути вручені касиру, продавцю, адміністратору або іншому працівнику, який фактично здійснює розрахунки.

Саме тому на торговельному або іншому господарському об’єкті повинна існувати внутрішня інструкція на випадок візиту контролюючих органів.

Що робити в перші хвилини перевірки

Крок 1. Не створюйте фізичних перешкод

Не потрібно:

зачиняти приміщення;
блокувати вхід;
вимикати касу;
приховувати товар;
видаляти інформацію з комп’ютерів;
забирати документи;
провокувати конфлікт з інспекторами.

Такі дії не припинять перевірку, але можуть створити додаткові докази проти бізнесу.

Крок 2. Негайно повідомте керівника та юриста

Працівник, який першим контактує з інспекторами, повинен одразу повідомити:

директора;
власника або ФОП;
бухгалтера;
штатного чи зовнішнього юриста;
особу, відповідальну за роботу конкретного об’єкта.

Бажано, щоб у працівників був заздалегідь визначений номер екстреного юридичного супроводу.

Крок 3. Перевірте особи інспекторів

Звірте службові посвідчення з направленням.

Необхідно перевірити:

ПІБ;
посаду;
орган ДПС;
строк дії посвідчення;
відповідність кожної особи направленню.

Зафіксуйте дані всіх присутніх посадових осіб.

Крок 4. Отримайте та збережіть копію наказу

Не обмежуйтеся коротким переглядом документа.

Потрібно отримати копію наказу та зберегти її для подальшого юридичного аналізу.

Також бажано зафіксувати:

направлення;
службові посвідчення;
дату і точний час прибуття інспекторів;
момент вручення документів;
прізвища присутніх працівників;
дії, які проводилися до пред’явлення документів.

Крок 5. Перевірте реквізити документів

Особливу увагу необхідно звернути на:

правильність найменування підприємства або ПІБ ФОП;
код ЄДРПОУ або податковий номер;
адресу об’єкта;
вид перевірки;
підставу;
предмет;
період, що перевіряється;
дату початку;
тривалість;
перелік інспекторів;
підпис і печатку.

Помилка в адресі, невідповідність об’єкта, відсутність конкретного інспектора у направленні або неналежне оформлення наказу можуть мати юридичне значення.

Крок 6. Призначте одну особу для спілкування

Не варто допускати, щоб усі працівники одночасно пояснювали інспекторам діяльність компанії.

Бажано визначити одну відповідальну особу, яка:

отримує вимоги;
передає документи;
контролює предмет перевірки;
веде внутрішній протокол;
підтримує зв’язок із юристом.

Інші працівники не повинні сперечатися, припускати або намагатися самостійно пояснити те, чого вони точно не знають.

Чи можна не допустити податківців до перевірки

Недопуск можливий не в кожній ситуації.

Стаття 81 Податкового кодексу визначає, що підставою для недопуску може бути:

непред’явлення передбачених документів;
ненадання копії наказу;
відсутність службового посвідчення;
оформлення цих документів із порушенням установлених вимог.

Водночас відмова з інших підстав не допускається.

Наприклад, саме по собі те, що:

директора немає на місці;
бухгалтер перебуває у відпустці;
юрист ще не приїхав;
працівник не знав про майбутню перевірку,

не є автоматичною підставою для недопуску.

Перед відмовою необхідно оцінити не лише формальний недолік, а й можливі наслідки.

Якщо бізнес не допускає інспекторів, ДПС складає відповідний акт. За наявності законних підстав для перевірки недопуск може стати підставою для застосування адміністративного арешту майна платника податків (ст. 94 ПК України). Такий ризик у 2026 році підтверджується і практикою податкових органів та адміністративних судів.

Тому рішення про недопуск доцільно приймати лише після негайної консультації з адвокатом, який перевірить наказ і направлення.

Що перевіряє податкова

Обсяг дій залежить від предмета, зазначеного у наказі.

РРО та ПРРО

Податківці можуть перевіряти:

чи зареєстрований РРО/ПРРО;
чи проводяться всі розрахунки через нього;
чи видається фіскальний чек;
чи має чек обов’язкові реквізити;
чи правильно запрограмовані товари;
чи відповідає найменування товару фактичному продажу;
чи зазначено код УКТ ЗЕД для підакцизних товарів;
чи відображені реквізити марки акцизного податку;
чи проводяться операції через належного суб’єкта господарювання;
чи відповідають готівка та дані РРО.

З 1 серпня 2025 року завершився перехідний період зменшених штрафів, і за незастосування РРО/ПРРО або невидачу належного розрахункового документа застосовуються фінансові санкції в повному розмірі (ст. 17 Закону № 265/95-ВР):

100% вартості проданих із порушенням товарів, робіт або послуг — за перше порушення;
150% вартості — за кожне наступне порушення.

Кожний окремий продаж без належного розрахункового документа може оцінюватися як окреме порушення.

Касові операції

Можуть перевірятися:

оприбуткування готівки;
відповідність фактичних коштів даним обліку;
касові документи;
порядок внесення і вилучення коштів;
проведення службового внесення та службової видачі;
оформлення повернення товарів;
дотримання внутрішньої касової дисципліни.

Товарні запаси

Податківці можуть аналізувати:

походження товару;
первинні документи на придбання;
накладні;
документи постачальників;
облік товарних запасів;
відповідність фактичних залишків обліковим даним;
належність товару конкретному суб’єкту господарювання.

Особливий ризик виникає, якщо в одному приміщенні працюють декілька ФОП або юридичних осіб, але товар, персонал, каси та документи фактично не розмежовані. Детальніше — у статті про дроблення бізнесу через ФОП.

Ліцензії та підакцизні товари

Перевіряються:

наявність чинної ліцензії;
відповідність ліцензії конкретному місцю торгівлі;
дотримання правил продажу алкоголю, тютюну, рідин для електронних сигарет і пального;
маркування продукції;
облік та походження товарів;
правильність фіскальних чеків;
дотримання мінімальних роздрібних цін, якщо вони застосовуються.

Працівники

Під час фактичної перевірки можуть з’ясовуватися:

хто фактично працює на об’єкті;
на якій підставі працює кожна особа;
чи укладено трудовий договір;
чи видано наказ про прийняття на роботу;
чи подано повідомлення до ДПС;
чи ведеться облік робочого часу;
чи відповідає фактична робота оформленим документам;
чи не підмінені трудові відносини договором із ФОП або цивільно-правовим договором;
чи обліковується та виплачується заробітна плата.

Формальне оформлення працівника не завжди усуває ризик. Якщо документи не відповідають реальним обставинам роботи, це також може стати предметом перевірки.

Чи можуть податківці проводити інвентаризацію

Контролюючі органи мають право вимагати проведення інвентаризації:

основних засобів;
товарно-матеріальних цінностей;
готівки;
окремих інших активів.

Важливо розрізняти:

право податкового органу вимагати проведення інвентаризації;
фактичне проведення інвентаризації підприємством;
участь інспекторів у контролі та фіксації результатів.

Якщо така вимога надходить, необхідно:

отримати її у письмовій формі;
перевірити зв’язок із предметом перевірки;
видати внутрішній наказ;
визначити інвентаризаційну комісію;
правильно оформити описи та результати;
зафіксувати зауваження і розбіжності.

Не варто проводити інвентаризацію хаотично лише на підставі усної вимоги.

Які документи потрібно надавати

Податківці мають право отримувати копії документів, які належать до предмета перевірки.

Це важливе обмеження.

Якщо перевірка стосується РРО та касових операцій конкретного магазину, вимога надати всю документацію групи компаній, договори з усіма клієнтами або інформацію щодо іншого об’єкта може виходити за межі предмета перевірки.

Рекомендуємо:

отримувати вимоги про документи письмово;
перевіряти їх відповідність предмету та періоду перевірки;
передавати копії за описом;
залишати у себе копію опису;
фіксувати дату і час передання;
не передавати зайві документи «про всяк випадок»;
позначати документи, що містять конфіденційну інформацію або комерційну таємницю.

Оригінали первинних, бухгалтерських та інших документів не можуть вилучатися податківцями, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.5 ПК України). Податковий кодекс дозволяє отримувати належним чином засвідчені копії документів, пов’язаних із предметом перевірки.

Що не варто робити під час перевірки

1. Надавати усні пояснення навмання

Якщо працівник не знає точної відповіді, краще повідомити, що відповідні документи або пояснення надасть уповноважена особа.

Припущення, неточні пояснення та спроби «швидко все пояснити» можуть бути зафіксовані в матеріалах перевірки.

2. Передавати документи без опису

Надалі може бути складно довести:

що саме було надано;
коли це було надано;
у якому вигляді;
чи врахувала ДПС відповідні документи.

3. Підписувати документи без прочитання

Необхідно уважно читати:

направлення;
акти;
описи;
вимоги;
пояснення;
результати інвентаризації;
акт перевірки.

Якщо у документі є неточності, це потрібно письмово зазначити перед підписанням.

4. Самостійно змінювати або створювати документи після початку перевірки

Не можна:

оформлювати працівника заднім числом;
змінювати касові документи;
створювати первинні документи на товар із недостовірною датою;
виправляти електронні дані;
видаляти записи.

Такі дії можуть значно погіршити ситуацію.

5. Автоматично відмовляти у допуску

Недопуск не є універсальним способом захисту. Якщо суд встановить, що наказ був законним, бізнес може зіткнутися з адміністративним арештом майна та іншими негативними наслідками.

Скільки може тривати фактична перевірка

Відповідно до п. 82.3 Податкового кодексу тривалість фактичної перевірки не повинна перевищувати 10 діб.

Строк може бути продовжений не більше ніж на 5 діб, якщо є одна з підстав:

заява самого суб’єкта господарювання, якщо йому потрібен час для подання документів;
змінний режим роботи або підсумований облік робочого часу суб’єкта господарювання чи його об’єкта.

Продовження повинно оформлюватися рішенням керівника, його заступника або уповноваженої особи контролюючого органу.

Як оформлюються результати перевірки

Якщо під час перевірки встановлено порушення, складається акт.

Якщо порушень не встановлено, складається довідка.

Відповідно до п. 86.1 ПК України акт або довідка за результатами фактичної перевірки:

складається у двох примірниках;
підписується інспекторами;
підписується особою, яка проводила розрахункові операції, платником податків або його представником;
реєструється не пізніше наступного робочого дня після завершення перевірки.

Сам по собі акт перевірки ще не є рішенням про застосування штрафу.

На підставі акта та результатів розгляду матеріалів перевірки контролюючий орган може прийняти податкове повідомлення-рішення.

Чи потрібно підписувати акт перевірки

Відмова від підписання акта не скасовує його та не зупиняє подальше прийняття рішення.

Якщо платник не погоджується з висновками, доцільніше:

уважно прочитати акт;
зафіксувати неточності;
зазначити при підписанні: «З висновками акта не погоджуємося. Заперечення та додаткові документи будуть подані у встановлений законом строк»;
отримати свій примірник;
підготувати аргументовані заперечення.

Підписання акта не означає автоматичної згоди з усіма його висновками.

Як подати заперечення до акта

Заперечення та додаткові документи можна подати до контролюючого органу, який проводив перевірку.

Строк — 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання акта або довідки (п. 86.7 ПК України).

До заперечень доцільно включити:

опис фактичних обставин;
порушення процедури призначення або проведення перевірки;
вихід інспекторів за межі предмета перевірки;
пояснення щодо кожного встановленого порушення;
посилання на первинні документи;
докази належного використання РРО/ПРРО;
трудові документи;
документи на товар;
ліцензії;
відеозаписи;
пояснення працівників;
інші матеріали, які спростовують висновки ДПС.

Заперечення повинні містити не лише загальну незгоду, а конкретне юридичне та документальне спростування кожного висновку.

Контролюючий орган розглядає заперечення протягом семи робочих днів і надсилає платнику відповідь.

Як оскаржити штраф

Якщо за результатами перевірки прийнято податкове повідомлення-рішення, платник може оскаржити його:

в адміністративному порядку;
у судовому порядку.

Скарга до контролюючого органу вищого рівня подається протягом 10 робочих днів, що настають за днем отримання податкового повідомлення-рішення або іншого рішення ДПС (ст. 56 ПК України).

До скарги необхідно додати:

копію оскаржуваного рішення;
акт перевірки;
заперечення;
первинні документи;
докази процедурних порушень;
правове обґрунтування;
інші матеріали, які підтверджують позицію бізнесу.

Строки судового оскарження залежать від того, чи використовував платник процедуру адміністративного оскарження. Тому після отримання податкового повідомлення-рішення не варто відкладати звернення до юриста.

Покроковий алгоритм під час візиту податкової

Зберігайте спокій і не створюйте фізичних перешкод.
Негайно повідомте директора, власника, бухгалтера та юриста.
Перевірте посвідчення кожного інспектора.
Отримайте копію наказу та перевірте направлення.
Звірте назву суб’єкта, адресу, підставу, предмет, строки та склад перевіряльників.
Зафіксуйте час прибуття, вручення документів і всі дії інспекторів.
Призначте одну відповідальну особу для комунікації.
Не надавайте необдуманих усних пояснень.
Передавайте лише документи, пов’язані з предметом перевірки, за письмовою вимогою та описом.
Не передавайте оригінали документів без законних підстав.
Фіксуйте процедурні порушення та власні зауваження письмово.
Після отримання акта одразу розпочніть підготовку заперечень.

Як підготувати бізнес до перевірки заздалегідь

Найкращий захист — це підготовка до візиту ДПС до того, як він відбудеться.

Рекомендуємо періодично перевіряти:

реєстрацію та налаштування РРО/ПРРО;
правильність фіскальних чеків;
відповідність назв і кодів товарів;
проведення всіх форм оплати;
касову дисципліну;
фактичні залишки готівки;
облік товарних запасів;
первинні документи на товар;
ліцензії та дозволи;
документи щодо підакцизної продукції;
повідомлення за формою № 20-ОПП;
оформлення кожного працівника;
повідомлення про прийняття на роботу;
табелі робочого часу;
договори з ФОП і цивільно-правові договори;
документи щодо кількох суб’єктів, які працюють в одному приміщенні.

Окремо потрібно провести інструктаж персоналу.

Касир, продавець або адміністратор повинен знати:

кому телефонувати;
які документи перевіряти;
хто має право спілкуватися з інспекторами;
що не можна надавати усно;
як передаються документи;
як фіксувати дії перевіряльників.

Типові помилки бізнесу

Найчастіше підприємці припускаються таких помилок:

вважають, що без директора перевірка неможлива;
не отримують копію наказу;
не перевіряють адресу об’єкта;
допускають осіб, не зазначених у направленні;
дозволяють усім працівникам спілкуватися з інспекторами;
передають документи без опису;
надають інформацію, яка не стосується предмета перевірки;
автоматично відмовляються від підписання акта;
пропускають строк подання заперечень;
чекають на податкове повідомлення-рішення замість формування правової позиції одразу після перевірки.

Висновок

Фактична податкова перевірка дійсно може розпочатися без попередження.

Але це не означає, що податківці можуть проводити її без законної підстави, належно оформленого наказу, направлення та службових посвідчень.

Основне завдання бізнесу в перші хвилини перевірки:

перевірити повноваження інспекторів;
зафіксувати всі документи та дії;
не допустити хаотичних пояснень;
контролювати межі перевірки;
передавати документи лише за описом;
своєчасно залучити податкового адвоката.

Недопуск без достатніх правових підстав може створити додаткові ризики, включно з адміністративним арештом майна. Водночас безумовний допуск без перевірки документів і правового супроводу також може суттєво послабити позицію підприємства.

Нормативна база

Податковий кодекс України № 2755-VI — пп. 20.1.10 п. 20.1 ст. 20 (контрольна розрахункова операція), пп. 75.1.3 п. 75.1 ст. 75 (поняття фактичної перевірки), ст. 56 (оскарження рішень), ст. 80 (порядок і підстави фактичної перевірки), ст. 81 (допуск до перевірки), п. 82.3 ст. 82 (строки), п. 85.5 ст. 85 (заборона вилучення оригіналів), ст. 86 (оформлення результатів і заперечення), ст. 94 (адміністративний арешт майна)
Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР — ст. 3 (обов’язки суб’єктів господарювання), ст. 17 (фінансові санкції)
Кодекс законів про працю України — ст. 24 (укладення трудового договору та повідомлення ДПС), ст. 265 (відповідальність за неоформлених працівників)

ARGUS Consulting group проводить попередній податковий аудит, готує працівників до візиту контролюючих органів, супроводжує фактичні перевірки, готує заперечення до актів та оскаржує податкові повідомлення-рішення в адміністративному і судовому порядку — див. супровід податкових спорів та юридичний супровід бізнесу.

Стан нормативної бази — 02.10.2026.

Матеріал має інформаційний характер і не є індивідуальною юридичною консультацією. Законодавство змінюється — для рішення у вашій ситуації зверніться до нас.