Запит від податкової: як правильно відповісти та уникнути перевірки

Письмовий запит від Державної податкової служби ще не означає, що підприємство перевіряють або що податкова встановила порушення.

Найчастіше запит надсилають, коли ДПС побачила розбіжності у звітності, отримала інформацію про можливе порушення, аналізує операції з певним контрагентом або проводить зустрічну звірку.

Ігнорувати такий документ небезпечно. Якщо не відповісти, пропустити строк або відписатися формально, без пояснень і документів, можна отримати штраф і документальну позапланову перевірку.

Нижче про те, як перевірити законність запиту, що надавати податковій і як скласти відповідь, щоб не створити бізнесу нових ризиків.

Що таке письмовий запит ДПС

За ст. 73 Податкового кодексу України контролюючий орган має право звернутися до платника з письмовим запитом про надання інформації та її документального підтвердження.

Запит не є податковою перевіркою. ДПС просить компанію або ФОП пояснити певні операції й надати документи, щоб перевірити податкову інформацію, яку вона отримала.

Податкова може запитувати, наприклад:

• договори та додаткові угоди;
• рахунки й інвойси;
• видаткові та податкові накладні;
• акти виконаних робіт або наданих послуг;
• платіжні інструкції та банківські виписки;
• товарно-транспортні накладні;
• документи про походження товару;
• пояснення щодо конкретних господарських операцій;
• інформацію про працівників, основні засоби, склади чи виробничі потужності;
• документи щодо відносин із визначеними контрагентами.

Проте право надсилати запити в ДПС не безмежне. Запит повинен мати законну підставу й відповідати формальним вимогам Податкового кодексу.

Чому податкова може надіслати запит

Підстави перелічено в пп. 73.3.1 Податкового кодексу. Найчастіше трапляються такі ситуації:

• аналіз податкової інформації виявив факти, які можуть свідчити про порушення;
• у декларації знайшли недостовірні дані або розбіжності;
• показники декларації не збігаються з даними податкових накладних, фінансової звітності чи інших інформаційних систем;
• надійшла скарга щодо податкової або акцизної накладної;
• проводиться зустрічна звірка операцій із контрагентом;
• перевіряються контрольовані операції або відповідність цін установленим правилам;
• надійшов запит компетентного органу іноземної держави;
• виникли інші обставини, передбачені Податковим кодексом.

Якщо запит пов’язаний із можливим порушенням, ДПС має не просто послатися на статтю Кодексу, а навести факти й інформацію, через які вона його надіслала.

Загального формулювання «у зв’язку з аналізом податкової інформації» може бути замало. Платник повинен розуміти, яку саме операцію, звітний період, податок або розбіжність від нього просять пояснити.

Що обов’язково має містити запит

Згідно з п. 73.3 Податкового кодексу письмовий запит повинен:

• бути підписаний керівником контролюючого органу, його заступником або уповноваженою особою;
• містити підстави для надсилання та інформацію, яка підтверджує наявність цих підстав;
• містити перелік запитуваної інформації та документів;
• бути скріплений печаткою контролюючого органу.

Також перевірте:

• кому адресовано документ;
• чи правильно вказано найменування та податковий номер;
• дату й номер запиту;
• період, якого він стосується;
• конкретних контрагентів і операції;
• спосіб і дату вручення.

Запит може надійти поштою або в Електронний кабінет. Тому стежте і за паперовою кореспонденцією, і за листуванням із ДПС в Електронному кабінеті.

Строк на відповідь рахують від дати належного вручення запиту.

Скільки часу на відповідь

Загальне правило: інформацію та документи потрібно надати протягом 15 робочих днів із дня, наступного за днем отримання запиту.

Якщо запит надіслано в межах зустрічної звірки, строк становить 10 робочих днів із дня, наступного за днем отримання.

Рахуються саме робочі дні, а не календарні.

Одразу після отримання запиту:

1. зафіксуйте дату вручення;
2. визначте останній день для відповіді;
3. призначте відповідальних за юридичний аналіз, бухгалтерські дані й підготовку документів;
4. не відкладайте роботу на останні дні.

Якщо частину документів ви вже надавали цьому самому контролюючому органу, у відповіді можна послатися на дату й номер листа, яким їх передали. Окремої норми Податкового кодексу, яка прямо звільняє від повторного подання, ми не знайшли, тому за сумнівів безпечніше додати копії ще раз.

Що робити після отримання запиту

Крок 1. Не надсилайте документи одразу

Спершу проаналізуйте, чи законний сам запит.

Якщо автоматично надіслати все, що перелічила ДПС, можна розкрити інформацію, яка не стосується підстави запиту, або викликати питання до операцій, якими податкова спочатку не цікавилася.

Крок 2. З’ясуйте причину запиту

Встановіть:

• яке можливе порушення бачить ДПС;
• якого податку та періоду воно стосується;
• яка операція або контрагент викликали питання;
• чи пов’язані запитувані документи із зазначеною підставою.

Якщо підставу сформульовано надто загально, врахуйте це, коли готуватимете відповідь.

Крок 3. Перевірте операцію всередині компанії

Перш ніж передавати документи, перевірте:

• чи є договір і що в ньому написано;
• повноваження підписантів;
• первинні документи;
• оплату;
• як операцію відображено в бухгалтерському та податковому обліку;
• чи справді товар поставлено або послугу надано;
• чи відповідають податкові накладні фактичній операції;
• чи логічні дати, обсяги, ціни та призначення платежів.

Документи оцінюють у сукупності. Навіть формально правильний акт не підтвердить реальність послуги, якщо з нього не видно, що саме зробили і який результат.

Якщо питання стосується конкретного постачальника, корисно заздалегідь мати досьє на нього. Як його зібрати, описано у статті про перевірку контрагента.

Крок 4. Визначте обсяг відповіді

Надавайте інформацію, яка:

• прямо стосується питань ДПС;
• підтверджує вашу позицію;
• відповідає вказаному періоду та операціям;
• не містить зайвих відомостей, що не стосуються запиту.

Передавати податковій увесь архів компанії «про всяк випадок» не варто.

Чи можна не відповідати на незаконний запит

Згідно з пп. 73.3.4 Податкового кодексу платник звільняється від обов’язку відповідати, якщо запит складено з порушенням установлених вимог. Наприклад, коли:

• не зазначено законну підставу;
• не наведено фактів, які підтверджують можливе порушення;
• немає конкретного переліку інформації та документів;
• запит підписала неналежна особа;
• бракує інших обов’язкових реквізитів.

Але повністю ігнорувати навіть сумнівний запит ризиковано.

На практиці безпечніше в установлений строк надіслати мотивовану відповідь, у якій:

• перелічити виявлені недоліки;
• послатися на відповідні положення Податкового кодексу;
• пояснити, чому запит не створює обов’язку надавати документи;
• за потреби дати загальні пояснення, які не шкодять позиції компанії.

Чи відмовляти повністю або частково, вирішуйте після юридичного аналізу конкретного документа. Формальний недолік не завжди робить незаконним увесь запит.

Наслідки ненадання відповіді

Якщо законний запит залишити без відповіді або обмежитися формальним листом без потрібних документів, можливі два основні наслідки.

1. Документальна позапланова перевірка

Підпункт 78.1.1 Податкового кодексу дозволяє призначити документальну позапланову перевірку, якщо платник не надав пояснень і документального підтвердження щодо можливих порушень, зазначених у запиті.

Ризик перевірки лишається і тоді, коли відповідь надіслали, але вона не зняла обґрунтованих сумнівів ДПС.

Тому відповідь пишуть не для того, щоб просто вкластися в строк. Вона має документально пояснити операцію й спростувати припущення про порушення.

2. Штраф

Пункт 121.2 Податкового кодексу передбачає штраф за ненадання відповіді або подання інформації й документів не в повному обсязі:

• у більшості випадків — одна мінімальна заробітна плата за кожен факт порушення, у 2026 році це 8 647 грн;
• у спеціальних випадках, визначених пп. 6–8 пп. 73.3.1 ПКУ, — п’ять мінімальних заробітних плат, тобто 43 235 грн (5 × 8 647 грн).

Сплата штрафу не звільняє від обов’язку надати запитувану інформацію.

Як оформити відповідь

Зручна структура відповіді:

1. реквізити підприємства або ФОП;
2. номер і дата запиту ДПС;
3. дата його отримання;
4. коротко правова позиція;
5. пояснення щодо кожного питання запиту;
6. посилання на документи;
7. перелік додатків із назвами та кількістю сторінок;
8. підпис керівника або уповноваженої особи.

Документи краще пронумерувати й подати за описом.

Через Електронний кабінет відповідь надсилають у меню «Листування з ДПС», документи додають у форматі PDF. Загальний обсяг файлів в одному листі обмежено 5 МБ. Якщо документів більше, ДПС дозволяє надсилати їх кількома частинами послідовно, в одному часовому проміжку; у реквізиті «Короткий зміст» кожної частини зазначайте номер і дату запиту.

Збережіть:

• копію відповіді;
• повний комплект додатків;
• квитанції з Електронного кабінету;
• поштовий опис і підтвердження вручення;
• внутрішні матеріали аналізу операції.

Типові помилки бізнесу

Найчастіше компанії та ФОП:

• ігнорують запит через його формальні недоліки;
• неправильно рахують строк відповіді;
• надсилають документи без попереднього юридичного аналізу;
• надають більше інформації, ніж просила ДПС;
• відповідають загальними фразами без документального підтвердження;
• не пояснюють економічний зміст операції;
• передають документи без опису;
• не зберігають підтвердження відправлення;
• дають суперечливі пояснення від директора, бухгалтера та інших працівників;
• створюють або виправляють документи заднім числом.

Відповідь має бути одна, послідовна й узгоджена з бухгалтерським обліком, податковою звітністю та первинними документами.

Висновок

Запит ДПС не можна відкласти як формальний лист. Від якості відповіді часто залежить, чи закриється питання на етапі листування, чи податкова призначить позапланову перевірку.

Після отримання запиту:

• зафіксуйте дату вручення;
• перевірте законність і реквізити документа;
• з’ясуйте справжню причину запиту;
• перевірте відповідні операції всередині компанії;
• надайте лише потрібні й перевірені документи;
• вкладіться в строк;
• збережіть підтвердження відправлення.

Якщо після відповіді податкова все ж призначила перевірку, корисною буде стаття про фактичну перевірку без попередження.

Нормативна база

• Податковий кодекс України № 2755-VI — ст. 42 (надсилання документів платнику), п. 73.3 ст. 73 (письмовий запит: підстави, реквізити, строки, звільнення від відповіді), пп. 78.1.1 п. 78.1 ст. 78 (позапланова перевірка за неподання відповіді), п. 121.2 ст. 121 (штраф за ненадання інформації на запит)
• Постанова Кабінету Міністрів України від 27.12.2010 № 1245 — Порядок надсилання контролюючими органами письмових запитів платникам податків (вимоги до відповіді: номер і дата запиту)

ARGUS Consulting group аналізує запити ДПС, перевіряє господарські операції й документи, готує обґрунтовані відповіді та допомагає зменшити ризик штрафів і документальних позапланових перевірок. Детальніше — у розділі супровід податкових спорів.

Стан нормативної бази — 09.10.2026.