Перевірка кандидата при прийнятті на роботу: як зменшити ризики для бізнесу

Найм нового працівника — це не лише оцінка професійних навичок. Кандидат отримує доступ до внутрішньої інформації компанії, клієнтів, фінансів, документів і бізнес-процесів. Саме тому попередня перевірка кандидата може стати важливим елементом захисту бізнесу.

Водночас це та сфера, де легко перейти межу. Обсяг інформації, який технічно можна зібрати про людину у відкритих джерелах, значно більший за той, який роботодавець має право збирати та використовувати. Тому перевірка кандидата — завжди подвійна задача: знайти релевантні ризики й не порушити при цьому трудове законодавство та законодавство про захист персональних даних.

Навіщо перевіряти кандидата

Навіть сильне резюме та успішна співбесіда не завжди дають повну картину. Попередня перевірка допомагає підтвердити інформацію, яку кандидат повідомив про себе, та виявити потенційні ризики ще до оформлення трудових відносин.

Особливо актуально це для посад, повʼязаних із фінансами, матеріальними цінностями, конфіденційною інформацією, доступом до клієнтських баз або управлінськими повноваженнями.

Логіка тут та сама, що й під час перевірки контрагента перед угодою: дешевше перевірити на вході, ніж розбиратися з наслідками після того, як людина вже отримала доступ до активів і інформації компанії.

Що можна перевірити

Залежно від посади та рівня відповідальності перевірка може включати:

• підтвердження попередніх місць роботи та професійного досвіду;
• перевірку освіти та заявленої кваліфікації;
• аналіз відкритих державних реєстрів;
• наявність виконавчих проваджень або судових спорів, якщо така інформація є релевантною для посади;
• звʼязки з компаніями, ФОП або іншими юридичними особами;
• потенційний конфлікт інтересів;
• перевірку репутаційних ризиків у відкритих джерелах;
• достовірність ключової інформації, зазначеної у резюме.

Основні відкриті джерела, з якими працюють при такій перевірці, — Єдиний державний реєстр юридичних осіб, ФОП та громадських формувань (участь у компаніях, статус ФОП, керівні посади), Єдиний державний реєстр судових рішень (судові спори), Єдиний реєстр боржників (виконавчі провадження) та Державний реєстр санкцій.

Мета такої перевірки — не зібрати максимальну кількість інформації про людину, а оцінити ризики, які можуть бути важливими саме для конкретної посади.

Де проходить межа

Перевірка кандидата повинна проводитися законно та пропорційно меті найму. Не вся інформація, яку технічно можливо знайти, може або повинна використовуватися при прийнятті кадрового рішення.

Закон встановлює тут кілька досить конкретних обмежень.

Перелік документів, які можна вимагати, — закритий

Стаття 24 КЗпП України визначає, які документи громадянин зобовʼязаний подати при укладенні трудового договору: паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку або відомості про трудову діяльність, а у визначених законодавством випадках — документ про освіту чи професійну підготовку, про стан здоровʼя, військово-облікові та інші документи.

Стаття 25 КЗпП прямо забороняє вимагати від осіб, які поступають на роботу, відомості про їх партійну і національну приналежність, походження, реєстрацію місця проживання чи перебування та документи, подання яких не передбачено законодавством.

Остання частина цієї норми на практиці ігнорується найчастіше. Вимога надати довідку про несудимість, згоду на «перевірку по базах» або документи про майновий стан є правомірною лише тоді, коли закон встановлює таку вимогу для відповідної посади чи виду діяльності. Загального права роботодавця вимагати такі документи «для внутрішньої перевірки» законодавство не передбачає.

Дані про судимість — окрема категорія

Частина 1 статті 7 Закону України «Про захист персональних даних» забороняє обробку персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоровʼя, статевого життя, біометричних або генетичних даних.

Винятки з цієї заборони встановлює сам закон. Тому «пробити» кандидата по закритих обліках правоохоронних органів — це не сіра зона, а пряме порушення, причому одночасно для того, хто передає дані, і для того, хто їх замовляє.

Законним джерелом інформації про несудимість є витяг, який особа отримує щодо себе самостійно, — і лише там, де закон дозволяє його вимагати.

Обсяг даних має відповідати меті

Частина 3 статті 6 Закону «Про захист персональних даних» вимагає, щоб склад та зміст персональних даних були відповідними, адекватними та ненадмірними стосовно визначеної мети обробки.

Практичний висновок: обсяг перевірки бухгалтера з правом підпису й обсяг перевірки кандидата на позицію без доступу до коштів не можуть бути однаковими. Перевірка «про всяк випадок», однакова для всіх вакансій, не відповідає критерію ненадмірності.

Згода кандидата і повідомлення

Підстави обробки персональних даних визначає стаття 11 того ж закону; для перевірки кандидата практичною підставою є його згода. Стаття 12 зобовʼязує повідомити особу про володільця даних, склад і мету збору, а також про її права — у момент збору, якщо дані збираються безпосередньо від неї, або протягом тридцяти робочих днів, якщо з інших джерел.

Це означає, що згода має бути окремою, зрозумілою та конкретною: із зазначенням, які саме категорії даних перевіряються, з якою метою і як довго зберігатимуться результати.

Заборона дискримінації

Стаття 2-1 КЗпП забороняє будь-яку дискримінацію у сфері праці, зокрема за ознаками віку, статі, стану здоровʼя, сімейного та майнового стану, місця проживання, членства у профспілці та іншими ознаками, не повʼязаними з характером роботи.

Стаття 11 Закону України «Про зайнятість населення» додатково забороняє зазначати такі вимоги в оголошеннях про вакансії та пропонувати роботу лише жінкам або лише чоловікам, за винятком специфічної роботи.

Наслідок для процедури перевірки простий: інформація, яку не можна використати як підставу кадрового рішення, не повинна і збиратися.

Відповідальність за порушення

Порушення законодавства про захист персональних даних тягне адміністративну відповідальність за статтею 188-39 КУпАП — зокрема за недодержання порядку захисту даних, що призвело до незаконного доступу до них або до порушення прав субʼєкта даних. Контроль у цій сфері здійснює Уповноважений Верховної Ради України з прав людини.

Окремо варто врахувати репутаційний ризик: кандидат, який дізнався про непропорційну перевірку, має право звернутися зі скаргою, і така історія погано поєднується з подальшим наймом.

Три рівні перевірки

На практиці зручно розділяти перевірку за рівнем доступу, який отримає працівник.

Базовий рівень — для більшості лінійних позицій: підтвердження особи за документами, перевірка освіти й попереднього досвіду, базова перевірка в ЄДР на предмет звʼязків із компаніями.

Розширений рівень — для посад із доступом до коштів, товарно-матеріальних цінностей, клієнтських баз або персональних даних: додатково судові спори, виконавчі провадження, участь у компаніях, ознаки конфлікту інтересів із чинними контрагентами компанії.

Поглиблений рівень — для керівних посад і посад із правом підпису: повний аналіз корпоративних звʼязків, репутаційна перевірка у відкритих джерелах, перевірка на санкційні списки, аналіз попередніх місць роботи з погляду можливих конфліктів.

Коли поглиблена перевірка особливо доцільна

Розширений background check варто розглянути, якщо кандидат претендує на керівну посаду, працюватиме з фінансами, договорами, закупівлями, персональними даними, комерційною таємницею або матиме значні повноваження всередині компанії.

Для бізнесу така перевірка — це не недовіра до кандидата, а один з інструментів управління ризиками.

Що робити з результатами

Результати перевірки — теж персональні дані, тож на них поширюються ті самі правила. Кілька практичних орієнтирів:

• зберігати результати обмежений час і лише щодо тих кандидатів, з якими укладено договір або де це необхідно для захисту інтересів компанії;
• фіксувати кадрове рішення за професійними критеріями, а не за фактами, які не можна використовувати як підставу;
• не передавати матеріали перевірки третім особам без окремої правової підстави;
• закріпити процедуру внутрішнім документом — це і дисциплінує процес, і є доказом правомірності, якщо виникне спір.

Що може змінитися

Правила у цій сфері перебувають у стадії перегляду. Законопроєкт № 8153 «Про захист персональних даних», спрямований на приведення українського законодавства у відповідність до вимог ЄС, прийнято в першому читанні 25 листопада 2024 року і готується до другого читання. Він передбачає, зокрема, суттєво вищі санкції та розширені обовʼязки володільців даних.

Станом на вересень 2026 року чинним залишається Закон № 2297-VI у наведеній вище редакції. Процедури перевірки кандидатів варто буде переглянути після ухвалення нового закону.

Як ARGUS може допомогти

ARGUS Consulting group проводить перевірку кандидатів та працівників із використанням відкритих джерел і доступних реєстрів.

За результатами перевірки клієнт отримує структуровану інформацію про виявлені фактори ризику та рекомендації, на які аспекти варто звернути увагу перед прийняттям кадрового рішення. Ми також допомагаємо оформити саму процедуру перевірки — форму згоди, внутрішній порядок і строки зберігання — так, щоб вона відповідала вимогам законодавства про захист персональних даних.

Плануєте найняти співробітника на відповідальну посаду? Зверніться до ARGUS Consulting group — допоможемо перевірити кандидата до моменту, коли ризик стане проблемою для бізнесу.

Нормативна база та реєстри

• Кодекс законів про працю України — ст. 2-1 (рівність трудових прав, заборона дискримінації), ст. 24 (документи при укладенні трудового договору), ст. 25 (заборона вимагати окремі відомості та документи)
• Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI — ст. 6 (загальні вимоги, ненадмірність), ст. 7 (особливі категорії даних), ст. 11 (підстави обробки), ст. 12 (повідомлення субʼєкта даних)
• Закон України «Про зайнятість населення» № 5067-VI — ст. 11 (захист від дискримінації у сфері зайнятості, вимоги до оголошень про вакансії)
• Кодекс України про адміністративні правопорушення — ст. 188-39 (порушення законодавства про захист персональних даних)
• Проєкт Закону «Про захист персональних даних» № 8153 — прийнято в першому читанні 25.11.2024, готується до другого читання
• Єдиний державний реєстр юридичних осіб, ФОП та громадських формувань · Єдиний державний реєстр судових рішень · Єдиний реєстр боржників · Державний реєстр санкцій

Стан нормативної бази — 1 вересня 2026 року.