Що робити при блокуванні податкових накладних

Зупинення реєстрації податкової накладної — одна з ситуацій, яка може швидко створити проблеми для бізнесу. Контрагент не отримує податковий кредит, виникають затримки у розрахунках, а повторні блокування можуть впливати на роботу компанії в цілому.

Головне в такій ситуації — не обмежуватися повторною подачею документів, а зрозуміти причину блокування та правильно підготувати підтвердження реальності господарської операції.

Процедура визначена пунктом 201.16 статті 201 Податкового кодексу України та постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 № 1165, якою затверджено порядки з питань зупинення реєстрації ПН/РК. Порядок прийняття рішень комісіями встановлено наказом Міністерства фінансів України від 12.12.2019 № 520.

1. Проаналізуйте квитанцію про зупинення

Після зупинення реєстрації ПН/РК платник отримує відповідну квитанцію в електронній формі. Саме з неї потрібно починати аналіз: визначити, який критерій спрацював та які обставини потребують підтвердження.

Квитанція містить не лише сам факт зупинення. У ній зазначають критерій ризиковості, на підставі якого зупинено реєстрацію, розрахункові показники за цим критерієм, а також пропозицію надати пояснення та копії документів. Це і є технічне завдання для подальшої роботи: відповідати треба саме на ту обставину, яка спрацювала, а не на блокування взагалі.

Окремо варто перевірити, чи не віднесено саме підприємство до переліку платників, які відповідають критеріям ризиковості. Якщо компанія визнана ризиковою, блокування може мати системний характер, а не стосуватися лише однієї конкретної операції.

Це принципова розвилка, і від неї залежить весь алгоритм:

• ризиковою визнана операція — достатньо підтвердити реальність конкретного постачання;
• ризиковим визнано платника — доки це рішення діє, блокуватимуться і наступні накладні, тож працювати треба насамперед зі статусом компанії.

2. Підготуйте пояснення та підтвердні документи

Платник має право подати письмові пояснення та копії документів, які підтверджують інформацію, зазначену у заблокованій податковій накладній або розрахунку коригування. Такі матеріали розглядає комісія регіонального рівня.

Подати їх можна протягом 365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкового зобовʼязання. Строк великий, але зволікати немає сенсу: доки накладна не зареєстрована, ваш контрагент не має податкового кредиту, і це питання комерційних відносин, а не лише податкових.

Залежно від конкретної операції до пакета можуть входити договори, специфікації, рахунки, акти, видаткові та товарно-транспортні накладні, платіжні документи, документи щодо придбання або зберігання товару та інші підтвердження.

Важливо не просто завантажити максимальну кількість документів. Вони повинні формувати зрозумілий логічний ланцюг і підтверджувати, що операція фактично відбулася та відповідає господарській діяльності підприємства.

Найпоширеніша помилка — надіслати комплект документів без пояснення, яке зʼєднує їх у послідовність: звідки взявся товар, де він зберігався, чим перевозився, хто приймав, як розрахувалися. Комісія не зобовʼязана добудовувати цей ланцюг за платника.

Комісія регіонального рівня розглядає подані матеріали протягом 5 робочих днів. Вона може запросити додаткові пояснення — на їх подання відводиться ще 5 робочих днів.

3. Перевірте причину повторних блокувань

Якщо податкові накладні блокуються регулярно, варто аналізувати проблему ширше.

Причиною можуть бути критерії ризиковості самого платника або конкретної операції, невідповідність даних про діяльність підприємства фактичним операціям чи інші фактори, які враховує система моніторингу. Порядок № 1165 передбачає окремі критерії ризиковості платника та критерії ризиковості господарських операцій — це різні переліки з різними наслідками.

У такій ситуації може знадобитися робота не лише з окремими заблокованими ПН, але й із Таблицею даних платника ПДВ або питанням виключення підприємства з переліку ризикових.

Таблиця даних — це, по суті, опис того, що підприємство реально робить: види діяльності, коди УКТ ЗЕД або ДКПП товарів і послуг, які воно придбаває та постачає. Врахована податковим органом таблиця знімає значну частину автоматичних зупинень, бо система перестає сприймати звичайні для компанії операції як нетипові.

Рішення про відповідність платника критеріям ризиковості приймає комісія регіонального рівня — і воно так само може бути переглянуте за результатами поданих документів.

4. Що робити у разі відмови

Якщо за результатами розгляду документів ДПС приймає рішення про відмову в реєстрації ПН/РК, його можна оскаржувати в передбаченому законодавством порядку.

Перед оскарженням важливо проаналізувати не лише саме рішення, а й уже поданий пакет документів: чи всі етапи операції підтверджені, чи немає суперечностей і чи була надана відповідь саме на ті обставини, які стали підставою для зупинення реєстрації.

Адміністративне оскарження. Скарга подається до ДПС України протягом 10 робочих днів, що настають за днем прийняття рішення про відмову. Розглядає її комісія центрального рівня.

Строки розгляду встановлює підпункт 56.23.3 пункту 56.23 статті 56 Податкового кодексу: 10 календарних днів з дня отримання скарги, якщо платник не виявив бажання брати участь у розгляді, або 30 календарних днів, якщо виявив. На період воєнного стану цей строк становить 10 робочих днів.

Судове оскарження. Адміністративний порядок не є обовʼязковим і не позбавляє права звернутися до суду.

Варто врахувати й позитивний механізм: за наявності визначених умов реєстрація зупинених накладних відбувається автоматично наступного робочого дня після того, як комісія виключила платника з переліку ризикових або центральна комісія задовольнила скаргу. Цей механізм запроваджено змінами до Порядку № 1165, внесеними постановою Кабінету Міністрів України від 02.06.2023 № 574.

Строки, які не можна пропустити

Дія	Строк
Подання пояснень і документів	365 календарних днів, що настають за датою виникнення податкового зобовʼязання
Розгляд комісією регіонального рівня	5 робочих днів
Подання додаткових документів на запит комісії	5 робочих днів
Подання скарги на рішення про відмову	10 робочих днів з дня прийняття рішення
Розгляд скарги комісією центрального рівня	10 календарних днів; 30 — за участі платника; на період воєнного стану — 10 робочих днів

Пропущений строк оскарження не закриває шлях до суду, але позбавляє швидкого й безкоштовного інструменту.

Як зменшити ризик блокувань у майбутньому

Проблему краще розглядати не лише як необхідність розблокувати конкретну накладну. Якщо блокування повторюються, доцільно провести аналіз податкової моделі компанії, документального оформлення операцій та факторів, які система ДПС може розцінювати як ризикові.

На практиці найбільше дає результат поєднання трьох речей: актуальна Таблиця даних платника ПДВ, послідовне документування операцій (щоб кожен етап мав підтвердження) та перевірка контрагентів до укладення договору — бо ризиковість постачальника нерідко переноситься на операції покупця.

Це дозволяє усунути першопричину, а не постійно працювати з наслідками.

Як ARGUS може допомогти

ARGUS Consulting group супроводжує бізнес у питаннях зупинення та відновлення реєстрації податкових накладних.

Ми аналізуємо причину блокування, перевіряємо статус платника, допомагаємо сформувати пояснення і пакет підтвердних документів, а у разі відмови — супроводжуємо процедуру оскарження, включно з поданням скарги та зверненням до суду.

Заблокували податкову накладну або блокування стали системними? Зверніться до ARGUS Consulting group — допоможемо визначити причину та сформувати правильний алгоритм дій.

Нормативна база

• Податковий кодекс України № 2755-VI — п. 201.16 ст. 201 (зупинення реєстрації ПН/РК), пп. 56.23.3 п. 56.23 ст. 56 (строки розгляду скарги)
• Постанова Кабінету Міністрів України від 11.12.2019 № 1165 — Порядок зупинення реєстрації ПН/РК, критерії ризиковості платника податку та критерії ризиковості здійснення операцій, ознаки безумовної реєстрації, Таблиця даних платника ПДВ, Порядок розгляду скарги
• Постанова Кабінету Міністрів України від 02.06.2023 № 574 — зміни до Порядку № 1165, зокрема механізм автоматичної реєстрації зупинених ПН/РК
• Наказ Міністерства фінансів України від 12.12.2019 № 520 (зареєстрований у Мін’юсті 13.12.2019 за № 1245/34216) — Порядок прийняття рішень про реєстрацію або відмову в реєстрації ПН/РК
• Електронний кабінет платника податків — подання пояснень, документів, Таблиці даних та скарг

Стан нормативної бази — 15 вересня 2026 року. Порядок № 1165 регулярно змінюється; перед поданням документів варто перевірити чинну редакцію.